Comment gérer un dossier de gestion locative

Gérer un dossier de gestion locative nécessite des compétences et des qualités, mais aussi des obligations légales relatives à son aptitude et à ses conditions d’exercice. Bien gérer un dossier de gestion locative implique par ailleurs d’assurer plusieurs missions avant, pendant et après la location.

Quelles sont les obligations d'un gestionnaire locatif ?

L’activité de gestion locative est encadrée légalement. Depuis la loi Hoguet de 1970, gérer un dossier de gestion locative implique ainsi l’obtention d’une carte professionnelle de gestion immobilière. Valable trois ans, cette dernière nécessite le dépôt et la validation d’un dossier à la Chambre de Commerce et de l’Industrie. Dans ce dossier, le gestionnaire locatif doit justifier de : 

• Son aptitude professionnelle, c’est-à-dire de ses diplômes et/ou de son expérience professionnelle. 
• Son inscription au RSC (Registre du Commerce et des Sociétés) ainsi que de sa souscription à une assurance professionnelle et à une garantie financière. 
• L’extrait du casier judiciaire (bulletin n°2) qui assure de l’absence d’interdiction ou d’incapacité à exercer dans la gestion locative.

🚀 Prêt à simplifier votre gestion locative ? Testez gratuitement la Console Premium Garantme, pendant 14 jours. Faites le bon choix, simplifiez-vous la vie 👇

Établir un mandat de gestion valide

Gérer un dossier de gestion locative pour un tiers implique d’être mandaté par ce dernier. Il faut donc établir un contrat bipartite en deux exemplaires, signé par le mandant (propriétaire) et le mandataire (agence / professionnel de l'immobilier). Le contenu du mandat de gestion est encadré par la loi Hoguet, par le décret n°72-678 qui en fixe les modalités d’application, ainsi que par l’article 1984 du code civil. L’ensemble des conditions de gestion locative du bien concerné doit être précisé dans le contrat. Sa validité est par ailleurs soumise à plusieurs mentions obligatoires :

• La désignation complète des deux parties, comprenant notamment le numéro de la carte professionnelle du gestionnaire locatif
• La liste des missions dont le mandataire est chargé, avant la mise en location, durant la période locative et au terme du bail
• La description exhaustive du bien loué et son usage (habitation, local professionnel, stockage)
• Les frais de gestion
• La durée du mandat et les conditions de sa révocation

Les missions du gestionnaire locatif

Les missions du gestionnaire locatif sont précisées dans le mandat. Si certaines peuvent être convenues à la carte entre le mandaté et le mandataire, d’autres sont obligatoires.

Les missions obligatoires

Gérer un dossier de gestion locative implique de s’acquitter d’au moins une mission réglementaire obligatoire : la rédaction et la transmission du compte-rendu de gestion locative. Ce compte-rendu comprend l’ensemble des flux financiers liés à la location du bien.

Les missions courantes

L’étendue des missions du gestionnaire locatif est large. De nombreuses tâches peuvent lui incomber, avant, pendant et après la location du bien. Certaines de ces missions peuvent être effectuées par le propriétaire bailleur, d’autres déléguées au gestionnaire mandaté. C’est dans tous les cas le mandat de gestion locative qui en fixe la répartition.

Comment gérer un dossier de gestion locative avant la location

• Diagnostics

La prise en charge d’un dossier de gestion locative débute avant la mise en location, avec notamment la vérification de la réalisation des diagnostics obligatoires : DPE (Diagnostic de performance énergétique), diagnostic plomb et ERNMT (État des risques naturels miniers et technologiques).

• Annonces

La mise en location du bien est l’une des missions courantes du gestionnaire locatif. Elle comprend la rédaction et la publication des petites annonces, avec des photos prises par le gestionnaire ou fournies par le propriétaire. Si le mandaté exerce une mission de conseil pour fixer le prix du loyer, la décision revient in fine au propriétaire bailleur.

• Renseignements et visites

Après la diffusion des annonces, gérer un dossier de gestion locative inclut de répondre aux demandes de renseignements des candidats à la location et d’organiser les visites du bien. Le gestionnaire locatif est l’interlocuteur unique qui assure la liaison entre les potentiels locataires et le propriétaire.

• Étude et validation du dossier de location

Pour le choix du futur locataire, le mandaté a en charge la vérification des documents exigibles (justificatif d’identité, justificatif de domicile, déclaration de revenus, garant), l’étude de la solvabilité des candidats, puis la validation du dossier location .

• Bail et état des lieux

La gestion du dossier de location comprend enfin la rédaction du contrat de bail, les éventuels actes de caution et l’encaissement du dépôt de garantie pour le propriétaire. Avant la remise des clefs, le gestionnaire procédera également à un état des lieux en présence du locataire entrant.

Comment gérer un dossier de gestion locative pendant la durée du bail

Gérer un dossier de gestion locative implique généralement d’assurer l’appel et la réception des loyers, ainsi que l’envoi des quittances après réception des fonds. Les loyers perçus sont ensuite transmis au bailleur, diminués des frais de gestion locative prévus dans le mandat, ainsi que des éventuelles charges de copropriété.

En cas d’impayé, le gestionnaire locatif se charge de lancer les procédures de précontentieux.

La révision des loyers peut être effectuée tous les ans en fonction de l’indice de référence des loyers (IRL), de même que la régularisation des charges, revues à la hausse ou à la baisse en fonction des consommations réelles et de l’évolution des tarifs en vigueur.

Une assistance fiscale est généralement prévue dans le contrat de gestion locative : à travers le compte-rendu financier obligatoire, le mandaté indique au propriétaire bailleur les sommes qu’il doit déclarer au titre de ses revenus fonciers.

Parmi les prestations du gestionnaire locatif peut également figurer la gestion de travaux ou de réparations, à travers la sollicitation des entreprises compétentes pour les réaliser.

Enfin, gérer un dossier de gestion locative peut aussi impliquer, selon les missions fixées par le contrat, d’agir et de voter au nom du propriétaire lors des assemblées générales de copropriété.

Comment gérer un dossier de gestion locative au départ du locataire

Les missions du gestionnaire locatif se poursuivent au départ du locataire : la plupart des mandats prévoient en effet la gestion de la sortie de bail, sur congé du bailleur ou départ volontaire du locataire. Ce rôle comprend l’état des lieux de sortie et la restitution du dépôt de garantie, avec ou sans retenue. Le gestionnaire locatif récupère pour le compte du propriétaire l’ensemble des clefs remises au locataire à son entrée dans le bien. Le cas échéant, avec l’accord du propriétaire, le gestionnaire lance des devis de réparation ou de rafraîchissement du bien avant sa remise en location.